Dataskyddspolicy

Denna dataskyddspolicy är en del av Karlskronahems uppdrag där vi ekonomiskt, ekologiskt och socialt värnar om våra hyresgäster och fastigheter. Som ett led i detta innebär det även en ansvarsfull hantering av personuppgifter.

Dataskyddspolicy
För att kunna erbjuda våra tjänster, svara på frågor och i övrigt bedriva vår verksamhet behöver vi behandla personuppgifter. Det är viktigt för oss på Karlskronahem att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter.

 

Vi värnar om din personliga integritet, strävar alltid efter en hög nivå av skydd för dina personuppgifter och sparar dem inte längre än nödvändigt.

 

Denna policy beskriver när, hur och varför Karlskronahem hanterar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har. Du ska känna dig trygg i hanteringen av personuppgifter och Karlskronahem arbetar kontinuerligt för att din integritet ska vara skyddad. Har du några frågor är du alltid välkommen att höra av dig till oss.

 

Dataskyddsförordningen
Dataskyddsförordningen, eller GDPR som förkortning av The General Data Protection Regulation, innehåller regler om hur man får behandla person-uppgifter. Dataskyddsförordningen ersatte personuppgiftslagen (PuL) den 25 maj 2018 och gäller inom hela EU.

Syftet med GDPR är att skydda enskilda personer vad gäller behandlingen av deras personuppgifter, men också att säkerställa fritt flöde av personuppgifter inom EU.

I Sverige finns kompletterande bestämmelser i lag 2018:218 med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning (kallas dataskyddslagen) och även en svensk förordning med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning 2018:219.

 

Vad är en personuppgift?
En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som fysisk person som är i livet, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

Vad avses med behandling av personuppgifter?

 

"Behandla" är ett brett begrepp och omfattar i stort sett allt som vi som gör med dina personuppgifter. Enligt dataskyddsförordningen är insamling, registrering, spridning och bearbetning några exempel på behandling av personuppgifter.

Hur vi behandlar dina personuppgifter när du söker bostad, lokal, parkering eller förråd hos oss

 

När du registrerar dig som sökande hos oss samlar vi in och behandlar de personuppgifter du lämnat i och med intresseanmälan för att vi ska kunna administrera din ansökan.

Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Behandling av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

I och med att du ställer dig i vår kö lämnar du ditt samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål.  Personuppgifterna fortsätter att behandlas så länge du väljer att vara registrerad hos oss. Om du avregistrerar dig eller om du erbjuds kontrakt så försvinner dina personuppgifter från denna behandling.  De personuppgifter vi hanterar med ditt samtycke är:

 

För-och efternamn, adress eller tillfällig adress, telefonnummer, E-postadress, inkomst, familjeförhållande, nuvarande boendeförhållande, personnummer, samordningsnummer eller motsvarande

 

De personuppgifter som hanteras kan komma att behandlas av utomstående part. Det handlar främst om när större informationsutskick ska ske, vid tekniskt underhåll på webbplatsen eller vid service av IT-systemet.

 

Hur vi behandlar dina personuppgifter när du erbjuds en bostad hos Karlskronahem
När du erbjuds visning eller bostad behöver vi behandla fler uppgifter om dig.  Då behandlar vi bl.a. uppgifter om din ekonomi, om din anställning, hur du skött tidigare boenden och hyresbetalningar, folkbokföringsadress, anställningsintyg. Vi kommer även göra en kreditupplysning, hämta uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheter, hämta in andra intyg och referenser från t.ex. arbetsgivare. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi även behandla dessa uppgifter. Söker du en studentlägenhet behandlas antagningsbesked eller andra intyg som styrker att du kommer studera under hyrestiden. Dessa uppgifter behandlas eftersom vi ska ingå ett avtal med dig som hyresgäst. Avtalet utgör även vår lagliga grund till behandlingen.

 

På samma sätt som vid en intresseanmälan kan dina personuppgifter komma att lämnas ut till ett personuppgiftsbiträde som sköter vårt IT-system.

 

Dina uppgifter sparas så länge de är relevanta och aktuella för ändamålet, dvs. kunna erbjuda dig en bostad hos Karlskronahem.  Kreditupplysningar, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparas inte om du blir erbjuden en bostad. Blir du nekad bostad hos oss på grund av den information som framkommit så kommer dessa sparas en tid framåt för att kunna kontrollera dem mot nya uppgifter i framtiden.

 

När hyresförhållandet pågår
När du får ett hyresavtal hos Karlskronahem behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullfölja och administrera våra skyldigheter enligt hyresavtalet. Under hyresförhållandet behandlar vi dina personuppgifter när vi hanterar din hyra och skickar ut hyresavier, när vi hämtar in uppgifter om temperatur, el-energianvändning och vattenförbrukning, när det sker en hyresförhandling och/eller när vi skickar ut information till dig. Vi behandlar även dina personuppgifter vid en felanmälan eller vid ett planerat underhåll i bostaden.  Vid misstanke om otillåten andrahandsuthyrning eller annan misstanke om att hyresavtalet inte följs kan vi behöva kontrollera dina personuppgifter mot offentliga register. Bor du i en studentlägenhet använder vi dina personuppgifter för att kontrollera att du fortfarande studerar. Om du får beviljat en bostadsanpassning behandlar Karlskronahem i likhet med passageloggarna dina personuppgifter med en intresseavvägning som grund.

 

På vissa av Karlskronahems adresser används elektroniska nycklar, så kallade ”taggar”. I nyckelhanteringssystemet lagras dina dörröppningar och bokningsloggar för ex. tvättstugan i 14 dagar innan dessa gallras. Vi lagrar dessa uppgifter med ändamålet att du som hyresgäst ska kunna öppna relevanta dörrar utan nycklar samt för att kunna boka tider i tvättstugan. Behandlingen grundar sig på berättigat intresse. Uppgifterna kan komma att lämnas ut till polisen vid en eventuell brottsutredning.

 

Karlskronahem anlitar ”personuppgiftsbiträden” när entreprenörer/leverantörer behöver anlitas för att reparera något i din lägenhet, om ett inkassoföretag behövs anlitas eller till ett företag som sköter driften av våra IT-system. Vi ger även företag som tillhandahåller bredband och el tillgång till dina personuppgifter.  Vi kan också komma att lämna vidare dina personuppgifter för att följa lagar eller myndighetsbeslut, samt för att tillvara ta Karlskronahems rättsliga anspråk.  Anlitas ett personuppgiftsbiträde ansvarar Karlskronahem för att ett personuppgiftsbiträdesavtal finns mellan oss och dem så din integritet alltid skyddas.

 

Vi behandlar dina personuppgifter när det är nödvändigt för oss att ta tillvara på ett rättsligt anspråk, detta gäller exempelvis information om störningar, sena eller uteblivna hyresbetalningar, förekomsten av skadedjur eller skador i lägenheten.

 

Karlskronahem säljer aldrig vidare dina personuppgifter och hanteras dina personuppgifter utanför EU säkerställer vi att behandlingen är laglig.

 

Dessa uppgifter sparas så länge ditt hyresavtal är pågående hos oss och så länge dessa är aktuella för att Karlskronahem ska kunna uppfylla ändamålet för behandlingarna.

 

När hyresförhållandet slutar
När du avslutat ett hyresavtal hos Karlskronahem och inte gjort en ny intresseanmälan kommer dina personuppgifter kopplade till ett kontrakt sparas i enlighet med Arkiveringslagen. Även andra lagstiftningar påverkar våra möjlighet att gallra vissa uppgifter.  t.ex. bokföringslagen som kräver att uppgifter om betalningar sparas i sju år.

 

Andrahandsuthyrning och lägenhetsbyte
I likhet med ett vanligt hyresförhållande behandlar Karlskronahem uppgifter om andrahandshyresgästen där ändamålet är att behandla och ta ställning till ansökan. Karlskronahem hanterar personuppgifter för andrahandshyresgästen och nyttjare av bostad med intresseavvägning som laglig grund. De personuppgifter som hanteras är:

 

  •     Skäl för ansökan
  •     Hyresgästens kontaktuppgifter och adress under andrahandsuthyrningen
  •     Uppgifter om andrahandshyresgästen
  •     Samma uppgifter som hanteras under erbjudande om bostad.

 

Samma typ av personuppgifter hanteras vid ett lägenhetsbyte där ändamålet är att behandla och ta ställning till en ansökan.

 

Personuppgifterna kan komma att lämnas vidare till Personuppgiftsbiträden i likhet med ovanstående behandlingar och följer samma gallringsrutin som dessa.

 

Om du är kontaktperson eller anställd hos en av våra leverantörer eller affärspartners
Är du kontaktperson eller anställd hos en av våra leverantörer eller affärspartners behandlar vi personuppgifter om dig. Vi gör detta för att vi har ett berättigat intresse av att kunna ingå, administrera och fullgöra avtalet eller överenskommelsen med leverantören eller affärspartnern.

 

Har du enskild firma behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra avtalet eller överenskommelsen med dig.

 

Vi sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för behandlingens ändamål och enligt tillämplig lagstiftning.

Om du kontaktar oss

 

Dina personuppgifter behandlas när du kontaktar Karlskronahem i olika frågor. Behandlingen är nödvändig för att besvara och hantera inkommande frågor och för att tillgodose vårt berättigade intresse av att besvara förfrågningar från dig.

Om du är anställd av Karlskronahem

 

I samband med din anställning informeras du om vilka personuppgifter Karlskronahem samlar in och behandlar, hur de lagras och vilken rättslig grund som används vid behandlingen. Dina anhöriga, som du själv anger som dina kontaktpersoner, får också information om behandling av sina respektive kontaktuppgifter.

 

Cookies
På vår webbplats, Karlskronahem.se, använder vi så kallade cookies. Cookies är små datamängder, lagrade i textfiler, som lagras på din dator eller annan enhet när webbplatser laddas i en webbläsare. De används ofta för att “komma ihåg” dig och dina preferenser, antingen för ett enda besök eller för flera upprepade besök. De säkerställer en konsekvent och effektiv upplevelse för besökare och utför viktiga funktioner. Vi vill informera dig om att vår webbplats använder cookies.

 

Du väljer själv om du godkänner att vi använder cookies för att samla in statistik och förbättra användarupplevelsen när du besöker karlskronahem.se.  När du besöker vår hemsida registreras även din IP-adress, dock sparas inte IP-adress på individnivå. IP-adressen används enbart för att mäta besöksfrekvensen och för statistik på hemsidan.

 

Vi använder Google Analytics för att analysera användningen av våra webbsidor. Google Analytics genererar statistik och annan information om webbsidebesök med hjälp av cookies som lagras på användarens dator. Informationen som genereras i samband med våra webbsidor används för att skapa rapporter om beteende vid besök på webbsidan. Google sparar och använder data. Googles sekretesspolicy hittar du på: http://www.google.com/privacypolicy.html

 

Hur länge sparar Karlskronahem dina uppgifter
Karlskronahem sparar inte personuppgifter längre än nödvändigt men så länge ändamålet för varför vi samlade in uppgifterna kräver det. Karlskronahem är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas därför av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Offentlighetsprincipen innebär att våra behandlingar räknas som allmänna handlingar som var och en har rätt att ta del av. Allmänna handlingar är de handlingar som skickas in till oss eller som vi själva upprättat ex. hyresavtal, brev och intyg. I dessa allmänna handlingar kan det förekomma personuppgifter. Offentlighetsprincipen gäller dock inte handlingar som är belagd med sekretess enligt Offentlighet- och sekretesslagen. Sekretessen gäller personuppgifter där det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med Dataskyddsförordningen.

 

Vilka rättigheter har du som registrerad?

  • Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig via ett registerutdrag. I samband med begäran och utlämnande måste du legitimera dig för att verifiera din identitet.
  • Du har rätt att få dina personuppgifter rättade om de är felaktiga eller ofullständiga.Du har rätt att begränsa hur vi hanterar dina personuppgifter om de inte strider mot annan lag.
  • Du har rätt att bli ”glömd”- förutsatt att det inte strider mot andra lagar. Vi kan inte radera de uppgifter som utgör allmänna handlingar. Vi kan inte heller radera dina personuppgifter när de behövs för att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag.
  • Du har rätt att återkalla ett samtycke.
  • Du har rätt att få dina uppgifter överförda till annat företag.
  • Du har rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter – både till oss, till vårt dataskyddsombud och till Datainspektionen. Detta kan du göra om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.

 

Personuppgiftsansvarig
AB Karlskronahems styrelse är personuppgiftsansvarig och ansvarar därmed över de personuppgifter som hanteras inom organisationen. Detta innebär att Karlskronahem är ansvarig för att behandlingen är laglig och korrekt.

 

Har du frågor angående hanteringen av dina personuppgifter, har invändningar i hanteringen eller vill komma i kontakt med oss når du oss på:

 

AB Karlskronahem, Box 554, 37123 Karlskrona, org.nr: 556114-6662
Telefon: 0455-30 49 00
E-post: info@karlskronahem.se

 

Dataskyddsombud
Karlskronahem har anlitat ett dataskyddsombud (DSO) som kontrollerar vår hantering av dina personuppgifter. Dataskyddsombudet är Sydarkivera och kan nås på: dataskydd@sydarkivera.se eller telefon: 0472-39 10 09.

 

Övriga upplysningar
Du hittar också mycket information om dataskyddsförordningen på Datainspektionens webbplats, www.datainspektionen.se

 

Kundservice

Ring eller maila kundservice så hjälper vi dig så fort vi kan.

 

Kontakta vår kundservice
Våra medarbetare
Vanliga frågor och svar

Gör en felanmälan

Din felanmälan gör du på felanmalan@karlskronahem.se
Störning eller akut felanmälan efter stängningstid? Ring 0455-227 17