Personuppgifter

Du ska känna dig trygg

Det är viktigt för oss på Karlskronahem att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Vi värnar om din personliga integritet, strävar alltid efter en hög nivå av skydd för dina personuppgifter och sparar dem inte längre än nödvändigt.

Har du frågor är du alltid välkommen att höra av dig till oss.

Vilka rättigheter har du som registrerad?

• Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig via ett registerutdrag. I samband med begäran och utlämnande måste du legitimera dig för att verifiera din identitet.
• Du har rätt att få dina personuppgifter rättade om de är felaktiga eller ofullständiga.
• Du har rätt att begränsa hur vi hanterar dina personuppgifter om det inte strider mot annan lag.
• Du har rätt att bli ”glömd” förutsatt att det inte strider mot andra lagar. Vi kan inte radera de uppgifter som utgör allmänna handlingar. Vi kan inte heller radera dina personuppgifter när de behövs för att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag.
• Du har rätt att återkalla ett samtycke.
• Du har rätt att få dina uppgifter överförda till annat företag.
• Du har rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter – både till oss, till vårt dataskyddsombud och till Integritetsskyddsmyndigheten. Detta kan du göra om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.
  
  

Hur länge spara Karlskronahem dina uppgifter

Karlskronahem sparar inte personuppgifter längre än nödvändigt men så länge ändamålet för varför vi samlade in uppgifterna kräver det eller då lagstiftning kräver att vissa uppgifter måste sparas under längre tid.

Karlskronahem är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas därför av tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen. Det medför att information som kommer in till oss och handlingar som vi själva upprättar, ex. hyresavtal, brev och intyg, blir allmänna handlingar. En del handlingar måste vi bevara och en del handlingar kan gallras efter en viss tid.

I dessa allmänna handlingar kan det förekomma personuppgifter. Offentlighetsprincipen gäller dock inte handlingar som är belagd med sekretess enligt Offentlighet- och sekretesslagen. Sekretessen gäller personuppgifter där det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med Dataskyddsförordningen.

Kontakt

AB Karlskronahem är personuppgiftsansvarig och ansvarar därmed över de personuppgifter som hanteras inom organisationen. Detta innebär att Karlskronahem är ansvarig för att behandlingen är laglig och korrekt.

Har du frågor angående hanteringen av dina personuppgifter, har invändningar i hanteringen eller vill komma i kontakt med oss når du oss på:

AB Karlskronahem, Box 554, 37123 Karlskrona, org.nr: 556114-6662
Telefon: 0455-30 49 00
E-post: info@karlskronahem.se

Karlskronahem har anlitat ett dataskyddsombud som kontrollerar vår hantering av dina personuppgifter. Dataskyddsombudet är Sydarkivera och kan nås på: dataskydd@sydarkivera.se eller telefon: 0472-39 10 00.

Övriga upplysningar

Du hittar också mycket information om dataskyddsförordningen på integritetsskyddsmyndighetens webbplats: imy.se

När du söker bostad, lokal, parkering eller förråd hos oss

När du registrerar dig som sökande hos oss samlar vi in och behandlar de personuppgifter du lämnat i och med intresseanmälan för att vi ska kunna administrera din ansökan.

Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Behandling av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

I och med att du ställer dig i vår kö lämnar du ditt samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål. Personuppgifterna fortsätter att behandlas så länge du väljer att vara registrerad hos oss. Om du avregistrerar dig eller om du erbjuds kontrakt så försvinner dina personuppgifter från denna behandling. Du kan när du vill återkalla ditt samtycke. De personuppgifter vi hanterar med ditt samtycke är:

För-och efternamn, adress eller tillfällig adress, telefonnummer, E-postadress, inkomst, familjeförhållande, nuvarande boendeförhållande, personnummer, samordningsnummer eller motsvarande

De personuppgifter som hanteras kan komma att behandlas av vår systemleverantör. Det handlar främst om när större informationsutskick ska ske, vid tekniskt underhåll på webbplatsen eller vid service av IT-systemet. Karlskronahem ansvarar för att ett personuppgiftsbiträdesavtal finns mellan oss och dem så din integritet alltid skyddas.

När du erbjuds en bostad hos Karlskronahem

När du erbjuds visning eller bostad behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behandlar vi bland annat uppgifter om din ekonomi, om din anställning, hur du skött tidigare boenden och hyresbetalningar, folkbokföringsadress och anställningsintyg. Vi kommer även göra en kreditupplysning på dig, hämta uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheter, hämta in andra intyg och referenser från till exempel arbetsgivare.

Om du har en förvaltare eller god man behöver vi även behandla dessa uppgifter.

Söker du en studentlägenhet behandlas antagningsbesked eller andra intyg som styrker att du kommer studera under hyrestiden.

Dessa uppgifter behandlas eftersom vi ska ingå ett avtal med dig som hyresgäst. Avtalet utgör även vår lagliga grund till behandlingen.

På samma sätt som vid en intresseanmälan kan dina personuppgifter komma att behandlas av vår systemleverantör. Karlskronahem ansvarar för att ett personuppgiftsbiträdesavtal finns mellan oss och dem så din integritet alltid skyddas.

Dina uppgifter sparas så länge de är relevanta och aktuella för ändamålet, dvs. kunna erbjuda dig en bostad hos Karlskronahem. Kreditupplysningar, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparas inte om du blir erbjuden en bostad. Blir du nekad bostad hos oss på grund av den information som framkommit så kommer uppgifterna sparas en tid framåt för att kunna kontrollera dem mot nya uppgifter i framtiden.

När du hyr av oss

När du får ett hyresavtal hos Karlskronahem behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullfölja och administrera våra skyldigheter enligt hyresavtalet. Under hyresförhållandet behandlar vi dina personuppgifter när vi hanterar din hyra och skickar ut hyresavier, när vi hämtar in uppgifter om temperatur, el-energianvändning och vattenförbrukning, när det sker en hyresförhandling och/eller när vi skickar ut information till dig. Vi behandlar även dina personuppgifter vid en felanmälan eller vid ett planerat underhåll i bostaden.

Vid misstanke om otillåten andrahandsuthyrning eller annan misstanke om att hyresavtalet inte följs kan vi behöva kontrollera dina personuppgifter mot offentliga register.

Bor du i en studentlägenhet använder vi dina personuppgifter för att kontrollera att du fortfarande studerar.

Om du får beviljat en bostadsanpassning behandlar Karlskronahem dina personuppgifter med en intresseavvägning som grund.

På vissa av Karlskronahems adresser används elektroniska nycklar, så kallade ”taggar”. I nyckelhanteringssystemet lagras dina dörröppningar och bokningsloggar för ex. tvättstugan i 14 dagar innan dessa gallras. Vi lagrar dessa uppgifter med ändamålet att du som hyresgäst ska kunna öppna relevanta dörrar utan nycklar samt för att kunna boka tider i tvättstugan. Behandlingen grundar sig på berättigat intresse. Uppgifterna kan komma att lämnas ut till polisen vid en eventuell brottsutredning.

Karlskronahem behöver ibland anlita entreprenörer och leverantörer för att kunna bedriva vår verksamhet. Det kan vara någon som anlitas för att göra en reparation i din lägenhet, underhåll av fastigheterna eller ett inkassoföretag. För att de ska kunna utföra sitt jobb behöver vi ibland föra över personuppgifter om dig till dessa entreprenörer. Den vi anlitar ansvarar för sin verksamhet och blir normalt sett också personuppgiftsansansvarig för den information de behöver för att utföra sitt arbete. Vi ger även företag som tillhandahåller bredband och el tillgång till dina personuppgifter. Vi kan också komma att lämna vidare dina personuppgifter för att följa lagar eller myndighetsbeslut, samt för att tillvarata Karlskronahems rättsliga anspråk.

De företag som sköter drift av våra IT-system räknas som personuppgiftsbiträden och anlitas ett personuppgiftsbiträde ansvarar Karlskronahem för att ett personuppgiftsbiträdesavtal finns mellan oss och dem så din integritet alltid skyddas.

Vi behandlar dina personuppgifter när det är nödvändigt för oss att ta tillvara på ett rättsligt anspråk, detta gäller exempelvis information om störningar, sena eller uteblivna hyresbetalningar, förekomsten av skadedjur eller skador i lägenheten. Vid dessa tillfällen för vi anteckningar om ärendet. Anteckningarna sparas för att vi ska kunna följa dessa ärenden över tid.

Karlskronahem säljer aldrig vidare dina personuppgifter och hanteras dina personuppgifter utanför EU säkerställer vi att behandlingen är laglig.

Normalt sparas uppgifterna så länge ditt hyresavtal är pågående hos oss och så länge dessa är aktuella för att Karlskronahem ska kunna uppfylla ändamålet för behandlingarna.

När hyresförhållandet slutar

När du avslutat ett hyresavtal hos Karlskronahem och inte gjort en ny intresseanmälan kommer dina personuppgifter kopplade till ett kontrakt sparas i enlighet med Arkiveringslagen. Även andra lagstiftningar påverkar vår möjlighet att gallra vissa uppgifter. t.ex. bokföringslagen som kräver att uppgifter om betalningar sparas i sju år.

Andrahandsuthyrning och lägenhetsbyte

I likhet med ett vanligt hyresförhållande behandlar Karlskronahem uppgifter om andrahandshyresgästen där ändamålet är att behandla och ta ställning till ansökan. Karlskronahem hanterar personuppgifter för andrahandshyresgästen och nyttjare av bostad med intresseavvägning som laglig grund. De personuppgifter som hanteras är:

• Skäl för ansökan
• Hyresgästens kontaktuppgifter och adress under andrahandsuthyrningen
• Uppgifter om andrahandshyresgästen

Samma uppgifter som hanteras under erbjudande om bostad.

Samma typ av personuppgifter hanteras vid ett lägenhetsbyte där ändamålet är att behandla och ta ställning till en ansökan.

Personuppgifterna kan komma att lämnas vidare till Personuppgiftsbiträden i likhet med ovanstående behandlingar och följer samma gallringsrutin som dessa.

Om du är kontaktperson eller anställd hos en av våra leverantörer eller affärspartners
Är du kontaktperson eller anställd hos en av våra leverantörer eller affärspartners behandlar vi personuppgifter om dig. Vi gör detta för att vi har ett berättigat intresse av att kunna ingå, administrera och fullgöra avtalet eller överenskommelsen med leverantören eller affärspartnern.
Har du enskild firma behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra avtalet eller överenskommelsen med dig
Vi sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för behandlingens ändamål och enligt tillämplig lagstiftning.

Om du kontaktar oss

Dina personuppgifter behandlas när du kontaktar Karlskronahem i olika frågor. Behandlingen är nödvändig för att besvara och hantera inkommande frågor och för att tillgodose vårt berättigade intresse av att besvara förfrågningar från dig.

Cookies

På vår webbplats, Karlskronahem.se, använder vi så kallade cookies. Cookies är små datamängder, lagrade i textfiler, som lagras på din dator eller annan enhet när webbplatser laddas i en webbläsare. De används ofta för att “komma ihåg” dig och dina preferenser, antingen för ett enda besök eller för flera upprepade besök. De säkerställer en konsekvent och effektiv upplevelse för besökare och utför viktiga funktioner. Vi vill informera dig om att vår webbplats använder cookies.

Du väljer själv om du godkänner att vi använder cookies för att samla in statistik och förbättra användarupplevelsen när du besöker karlskronahem.se. När du besöker vår hemsida registreras även din IP-adress, dock sparas inte IP-adress på individnivå. IP-adressen används enbart för att mäta besöksfrekvensen och för statistik på hemsidan.

Vi använder Google Analytics för att analysera användningen av våra webbsidor. Google Analytics genererar statistik och annan information om webbsidebesök med hjälp av cookies som lagras på användarens dator. Informationen som genereras i samband med våra webbsidor används för att skapa rapporter om beteende vid besök på webbsidan. Google sparar och använder data. Googles sekretesspolicy hittar du på: http://www.google.com/privacypolicy.html

Kamerabevakning

Karlskronahem har kamerabevakning på vissa platser dit allmänheten inte har tillträde. Platserna märks med en kamerabevakningsskylt med hänvisning till karlskronahem.se

• Vi kamerabevakar i syfte att förebygga brott, förhindra olyckor och komma till rätta med skadegörelse
• Vi lagrar materialet i högst 14 dagar
• Material från vår kamerabevakning kan innehålla personuppgifter.
  Materialet skyddas så att obehöriga inte har tillgång till det och det lämnas inte vidare till tredje land och används inte till automatiska beslutsfattanden.
• Material från kamerabevakningen kan komma att lämnas ut till polis eller annan myndighet i samband med brottsutredning.
• Vår kamerabevakning grundar sig på intresseavvägning och kan genomföras då Karlskronahems intresse av att hantera uppgifterna väger tyngre än den enskildes rätt till att inte bli bevakad, på den specifika platsen och vid den specifika tidpunkten.

Har du frågor om vår kamerabevakning kontakta oss på info@karlskronahem.se